Tämä on yhdistyksen ClicktoPROFI ry EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 12.07.2024. Viimeisin muutos 20.02.2025.
1.Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: ClicktoPROFI ry Y-tunnus: 3462241-4 Osoite: Satakielentie 13, 06400 Porvoo, Suomi Sähköposti: clicktojmk@gmail.com Yhteyshenkilö: Janina Zarembinski
2.Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään ClicktoPROFI ry jäsenien ja sen entisten jäsenien henkilötietoja. Yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden ja sen luottamushenkilöiden henkilötietoja, sekä Yhdistyksen järjestettäviin tapahtumiin rekisteröityvien henkilötietoja.
3.Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on: - henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, tietoinen ja yksiselitteinen) - sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen, jäsenviestintä sekä markkinointi että suoramarkkinointi (Yhdistys huolehtii, että jäseniltä on saatu tähän kirjallinen suostumus) ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä.
Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä.
Rekisteröityjen osallistuessa Yhdistyksen järjestettäviin tapahtumiin, voimme käsitellä tapahtumissa otettua kuvia ja videoita markkinointiin sosiaalisessa mediassa sekä Facebook ja Instagram mainonnassa (Yhdistys huolehtii, että jäseniltä on saatu tähän suostumus ilmoittautumisen yhteydessä)
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
4.Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja, muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja sekä Yhdistyksen järjestettäviin tapahtumiin rekisteröityvien henkilötietoja. Näitä tietoja ovat:
Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
Rekisteröidyn sähköpostiosoite;
Rekisteröidyn puhelinnumero;
Rekisteröidyn ammattinimike
Rekisteröidyn Facebook, Instagram tai muu sosiaalisen mediaan profiilinimi;
Yhdistyksen jäseneksi liittymis- ja eroamisaika;
Jäsenlaskutusta koskevat tiedot (etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot, yrityksen nimi ja osoite);
Yhdistyksen järjestettävissä tapahtumissa osallistujien laskutusta koskevat tiedot.
Kun Rekisteröity osallistuu järjestämäämme kampanjaan tai tapahtumaan, voimme käsitellä Facebook, Instagram tai muun sosiaalisen mediaan profiilinimeäsi, yhteystietojasi, osallistumis- ja vastaustietojasi, toimittamiasi ja tapahtumissa otettua kuvia ja videoita sekä muita tietoja, jotka ovat kampanjan tai tapahtuman toteuttamiseksi tarpeen
5.Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
6.Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä (puheenjohtaja, sihteeri, rahastonhoitaja, yhdyshenkilö, jäsenrekisterin käyttäjä) hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.
Tapahtumien kuva- ja videomateriaalit ovat saatavilla vain luvan antaneille 1 kuukauden ajan ja on suojattu ulkopuoliselta käytöltä.
7.Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille.
8.Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kuuden vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia.
9.Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti - fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
10.Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä sekä vaatia henkilötietojensa poistamista. Mikäli Rekisteröity haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).
11.Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
12.Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse clicktojmk@gmail.com
13.Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 20.02.2025.